Eczanede miat yönetimi: imhaya giden stoğu azaltmanın altı yolu

Miat kaybı, eczanenin en sessiz gider kalemidir. Kirayı her ay görürsünüz, personel maliyetini bordroda görürsünüz; imha edilen kutuyu ise yalnızca imha ettiğiniz gün görürsünüz. Oysa o kutunun parası aylar önce ödendi ve raf ömrü boyunca sermayeniz orada bekledi.

Miat yönetiminin özü basittir: sorunu ürün kullanılamaz hale gelmeden önce görmek. Aşağıdaki altı başlık, ek yazılım almadan bugün uygulanabilecek işlerden oluşuyor.

1. Miat listesini ayda bir değil, haftada bir çıkarın

Çoğu eczane otomasyonu miat raporu üretir ama rapor ayda bir alınır. Aylık periyot, altı ay kalan ürünü fark etmek için yeterli, üç ay kalan ürünü kurtarmak için geç. Haftada bir çıkarılan liste kısa olur, bakması iki dakika sürer ve hiçbir ürün pencereyi kaçırmaz.

2. Üç eşikli bir sınıflandırma kullanın

Tek bir uyarı eşiği işe yaramıyor, çünkü ürünün ne kadar hızlı döndüğü ürüne göre değişiyor. Pratikte üç kova iyi çalışıyor:

• 12-6 ay kalan: izlemeye alınır, sipariş miktarı düşürülür.
• 6-3 ay kalan: aktif olarak eritilir. Tezgâhta öne alınır, kampanya kurulur, meslektaşa devir seçeneği değerlendirilir.
• 3 aydan az kalan: artık satılabilir olduğu sürece elden çıkarma kararı verilir. Bu aşamada iskonto tartışması yapmak, kutuyu imhaya göndermekten iyidir.

3. Fazla stoğun kaynağını not edin

İmha edilen her kutunun bir hikâyesi var: kampanya alımı, hasta talebi üzerine getirtilip alınmayan ürün, mevsimlik yanlış tahmin. Bu sebepleri üç ay boyunca yazarsanız, dördüncü ayda hangi alım alışkanlığınızın size para kaybettirdiğini net görürsünüz. Miat kaybının çözümü genelde raf değil, sipariş masasıdır.

4. Kampanya alımında raf ömrünü soruş

Kampanyalarda gelen ürünlerin raf ömrü normalden kısa olabiliyor. Sipariş verirken "gelecek partinin miadı nedir" sorusu, hem bilgi verir hem de o siparişin gerçek maliyetini hesaplamanızı sağlar. Yüzde 20 iskontoyla alınan ama yarısı imha edilen bir parti, hiç iskontosuz alımdan pahalıdır.

5. Devir yolunu önceden açık tutun

Miadı yaklaşan ürünü devretmenin klasik yolu telefon turudur: hangi meslektaşın o ürüne ihtiyacı olduğunu bilmezsiniz, aramalar zaman alır ve çoğu boşa gider. Ürünü, o ürünü arayan kişilerin görebildiği bir yere listelemek bu işi tersine çevirir; siz aramazsınız, ihtiyacı olan sizi bulur.

6. İmhayı da kayda geçirin

İmha edilen ürünün adedini ve tutarını yıl boyunca toplayın. Yıl sonunda çıkan rakam, miat yönetimine ayıracağınız zamanın karşılığını gösterir. Ölçülmeyen kayıp, küçük görünür.