Miadı yaklaşan ve dolan ürünlerde ne yapılır: iade, imha, KDV

Miadı yaklaşan ilacı alındığı ecza deposuna iade edebilir ya da aynı ildeki bir eczaneyle takas edebilirsiniz; iki işlem de İlaç Takip Sistemi'ne (İTS) bildirilir. Miadı dolan ilaç satıştan kaldırılır, listelenir ve il sağlık müdürlüğüne başvurularak tutanakla imha edilir; bu ilaçların alışında indirilen KDV, imhanın yapıldığı dönemde geri eklenir. Dermokozmetik ve takviye gibi ilaç dışı ürünler ise miadı dolmadan bir meslektaşa satılabilir.

Stok takibini ve miat kaybını azaltmanın pratik yollarını eczanede miat yönetimi yazımızda anlattık. Bu yazı işin öbür tarafına, yani iade, imha, vergi ve mevzuat adımlarına odaklanıyor.

Miadı yaklaşan ve dolan ürünlerde hangi mevzuat geçerli?

Konuyu düzenleyen başlıca metinler şunlar:

• 6197 sayılı Eczacılar ve Eczaneler Hakkında Kanun, 24. madde: Eczanelerden ilaçların toptan satışını yasaklar, eczaneler arası ilaç takasını toptan satış saymaz; satış, depoya iade, takas ve miadı geçmiş ya da bozulmuş ilaçların imhasında İTS'ye bildirimi zorunlu tutar. Madde 2014'te 6514 sayılı Kanun'la bugünkü hâlini aldı; 2025'te 7557 sayılı Kanun'la bildirim yükümlülüğüne özel tıbbi amaçlı gıdalar eklendi.
• Eczacılar ve Eczaneler Hakkında Yönetmelik (RG 12.04.2014, sayı 28970): 27. madde İTS bildirimlerini, 41. madde miadı geçen ilaçların imhasını, 42. madde eczanede satılan ürünleri ve takası düzenler. 41. maddenin imha fıkrası en son 14.03.2023'te değişti.
• 3065 sayılı KDV Kanunu: 30. maddenin (c) bendi zayi olan mallara ait KDV'nin indirilemeyeceğini, 35. madde iade hâlinde KDV düzeltmesini düzenler.
• KDV Genel Uygulama Tebliği, III/C-2.4 bölümü: Kullanım süresi geçen ya da kullanılamaz hâle gelen mallara ait KDV'nin indirimini ele alır.

Miadı yaklaşan ürün iade edilir mi?

İlaçta iade yolu yönetmelikte tanımlıdır. 27. maddeye göre eczane, beşerî ilacı alındığı ecza deposuna iade eder; mücbir sebep hâlinde ya da eczanenin kapanması durumunda diğer depolara da iade yapılabilir. İade İTS'ye bildirilir ve bildirimde yer alan alıcı ile iade belgesindeki alıcı aynı olmalıdır.

Yönetmelik iadenin hangi yoldan yapılacağını söyler, deponun miadı yaklaşan ürünü hangi koşulla geri alacağını söylemez. Kalan süre sınırı, ürünün açılmamış olması, kampanyalı alımlarda iade hakkı gibi konular depo ya da firmanın iade politikasına bağlıdır. Alım yaparken bu koşulları yazılı olarak istemek, iade gerektiğinde tartışmayı baştan önler.

Vergi tarafında iade bir düzeltme işlemidir. KDV Kanunu'nun 35. maddesine göre malların iade edilmesi hâlinde satıcı hesapladığı KDV'yi, alıcı da indirdiği KDV'yi değişikliğin olduğu dönemde düzeltir. Bu düzeltmenin belgesi iade faturasıdır.

İlaç dışı ürünlerde, yani dermokozmetik, takviye, anne-bebek ve kişisel bakım ürünlerinde iade ticari bir konudur: koşulları, ürünü aldığınız depo ya da firmayla yaptığınız anlaşma belirler.

Miadı yaklaşan ilaç meslektaşa verilebilir mi?

Beşerî ilaçta tek yol takastır. Kanun eczanelerin ilaç toptan satışını yasaklar, ancak eczaneler arası ilaç takasını toptan satış saymaz. Yönetmeliğin 42. maddesine göre takas yalnızca aynı il içinde faaliyet gösteren eczaneler arasında yapılabilir; takas da İTS'ye bildirilir. Takasın ayrıntılarını eczaneden eczaneye ürün satışı yazımızda ele aldık.

İlaç dışı ürün imhaya gitmeden ne yapılabilir?

Kanundaki toptan satış yasağı "zehirli ve müessir maddeler ile ilaçlar" için konmuştur. Dermokozmetik, gıda takviyesi ve kişisel bakım ürünleri bu sayımın içinde yer almaz. Bu yüzden miadı yaklaşan ilaç dışı bir ürünü imhaya göndermeden önce, onu daha hızlı satabilecek bir meslektaşa faturalı olarak satmak mümkündür. Sizin hasta profilinizde dönmeyen bir güneş kremi, başka bir semtteki eczanede birkaç haftada tükenebilir.

Burada iki istisnaya dikkat edin. Birincisi, yönetmeliğin 42. maddesinin birinci fıkrasındaki ürünler (ruhsatlı geleneksel bitkisel tıbbi ürünler, homeopatik tıbbi ürünler, özel tıbbi amaçlı diyet gıdalar ve özel tıbbi amaçlı bebek mamaları) münhasıran eczanede satılır ve 43. maddeye göre internet ortamında satılamaz. İkincisi, 2025'teki değişiklikle özel tıbbi amaçlı gıdalar da İTS bildirimi kapsamına girdi. Bu gruptaki bir ürün için işlem yapmadan önce bölgenizdeki eczacı odasına danışın.

Satışın kendisi sıradan bir ticari satıştır: faturayı satan eczane keser, miat bilgisi alıcıya baştan ve yazılı verilir. Livadermo gibi yalnızca ruhsatlı eczane, depo ve tedarikçilere açık bir pazaryerinde ürünü listelemek, alıcıyı telefonla tek tek aramak yerine ürünü arayanın sizi bulmasını sağlar.

Miadı yaklaşan ilaç ve malzemelerin yönetimi için talimat nasıl hazırlanır?

Hastanelerde bu konu yazılı prosedürlerle yönetilir; serbest eczanede de kısa bir iç talimat, kimin neyi ne zaman yapacağını netleştirir. Aşağıdaki başlıklar bir talimatın iskeleti olarak kullanılabilir:

• Kontrol sıklığı ve sorumlu kişi: Miat raporunun ne sıklıkla alınacağı ve kimin kontrol edeceği. Yönetmelik gereği görev eczane sahip ve mesul müdürüne aittir.
• Eşikler: Ürünün hangi kalan sürede izlemeye alınacağı, hangi sürede etiketleneceği. İncelediğimiz hastane prosedürlerinde etiketleme eşiği üç ay.
• Etiketleme ve raf düzeni: Miadı yakın ürüne hangi etiketin yapıştırılacağı ve ürünün rafta öne alınması.
• Karar yolu: Ürünün depoya mı iade edileceği, aynı ildeki bir eczaneyle mi takas edileceği (ilaçta), meslektaşa mı satılacağı (ilaç dışında).
• Miadı geçen ürün: Satıştan kaldırma, ayrı alanda saklama, listeleme ve imha başvurusu.
• Kayıt: Hangi ürün için hangi kararın verildiği ve sonucunun ne olduğu.

Miadı yaklaşan ilaç formunda hangi bilgiler olmalı?

Bu form eczanenin kendi iç belgesidir; amacı, karar verecek kişiye tek sayfada her şeyi göstermek. Hastanelerde benzer işi gören belgelere örnek olarak İstanbul Tıp Fakültesi prosedüründeki "İlaç/Malzeme İade Formu" gösterilebilir. Eczane için şu alanlar iş görür:

• Ürün adı, barkod ve parti numarası
• Son kullanma tarihi ve kalan gün sayısı
• Stok adedi ve alış tutarı
• Alındığı depo ve alış tarihi (iade için gerekir)
• Önerilen işlem: iade, takas, meslektaşa satış ya da imha
• Karar tarihi, kararı veren kişi ve sonuç

Miadı dolan ilaçların imhası nasıl yapılır?

Süreci yönetmeliğin 41. maddesi tarif eder. 2023'te değişen ikinci fıkrayla birlikte adımlar şöyle:

• Satıştan kaldırma: Bozulan ve miadı geçen ilaçlar imha edilmek üzere satıştan kaldırılır ve ayrı bir alanda saklanır.
• Listeleme: Miadı geçen ya da kullanılamaz hâle gelen ilaçlar, eczane sahip veya mesul müdürü tarafından listelenir.
• Başvuru: İmha için il sağlık müdürlüğüne başvurulur.
• Tutanak: İl sağlık müdürlüğü yetkilisi ve eczacı odası temsilcisiyle birlikte tutanak düzenlenir; imha ilgili mevzuata göre yapılır ya da yaptırılır.
• Vergi dairesine bildirim: İmha keyfiyeti vergi dairesine bildirilir.
• Saklama: Tutanak, istendiğinde gösterilmek üzere eczanede saklanır.
• İTS bildirimi: Kanun ve yönetmelik imhanın İTS'ye bildirilmesini zorunlu tutar; imha edilen ilaçlar eczane üzerinden sistemden düşülür.

Miadı dolmuş ilaçlar tehlikeli atık sayılır ve lisanslı bertaraf firmalarınca toplanır. Bazı eczacı odaları bu işi toplu olarak organize eder; örneğin Zonguldak Eczacı Odası 2019'da lisanslı bir firmayla sözleşme yapmış ve ilaçların ambalaj türüne göre ayrılıp listelenerek odaya teslim edilmesini istemişti. Bölgenizdeki uygulamayı odanızdan öğrenin.

İmha dilekçesine ne yazılır?

Başvurunun muhatabı il sağlık müdürlüğüdür. Müdürlüğün ya da odanın kullandığı bir form veya liste şablonu varsa onu kullanın. Yoksa dilekçede şu bilgilerin bulunması işinizi görür:

• Eczanenin adı, adresi, GLN numarası ve vergi bilgileri
• Eczane sahip veya mesul müdürünün adı ve imzası
• Talep: Eczacılar ve Eczaneler Hakkında Yönetmelik'in 41. maddesi kapsamında, ekli listedeki miadı geçmiş ya da kullanılamaz hâle gelmiş ilaçların imhası
• Ek liste: ürün adı, barkod, parti numarası, son kullanma tarihi ve adet
• Kontrole tabi ilaç varsa bunların ayrı bir listede gösterildiği notu

Listeyi İTS kayıtlarınızla karşılaştırarak hazırlamak, tutanak aşamasında çıkabilecek uyumsuzlukları önler.

Kontrole tabi ilaçlarda imha farklı mı?

Uyuşturucu, psikotrop ve kontrole tabi ilaçlar mevzuatta ayrı tutulur. Örneğin 7557 sayılı Kanun'la 2025'te İTS kayıtlarının fiili stokla uyumlu hâle getirilmesi için tanınan üç aylık süre bu ilaçları kapsam dışında bıraktı. İmhada da ayrı işlem istenir: Zonguldak Eczacı Odası'nın duyurusunda bu ilaçların diğerlerinden ayrı listelenmesi, ayrı paketlenmesi ve listenin sağlık müdürlüğüne onaylatılarak teslim edilmesi istenmişti. Bu grup için adımları il sağlık müdürlüğünüzden ve odanızdan teyit etmeden işlem yapmayın.

Miadı dolan ilaçların KDV'si indirilebilir mi?

Hayır. KDV Kanunu'nun 30/c bendi, deprem, sel ve Bakanlığın yangın sebebiyle mücbir sebep ilan ettiği yerlerdeki yangın dışında zayi olan mallara ait KDV'nin indirilemeyeceğini söyler. KDV Genel Uygulama Tebliği'nin III/C-2.4 bölümü de kullanım süresi geçen ya da kullanılamaz hâle gelen malların, ilgili mevzuata göre kurulan resmî komisyonlar veya takdir komisyonu huzurunda imha edilmesi durumunda bu mallara ait KDV'nin indirilemeyeceğini açıklar.

Daha önce indirilmiş KDV varsa düzeltilir: tebliğe göre bu tutar, imhanın yapıldığı dönemin KDV beyannamesinde "İlave Edilecek KDV" satırına eklenerek indirimden çıkarılır.

Basit bir örnek: Alış bedeli 5.000 TL olan ve %10 KDV ile alınmış ilaçlar imha edildiyse, alışta indirilen 500 TL KDV imha döneminin beyannamesinde geri eklenir. İlaçlarda KDV oranı 7346 sayılı Cumhurbaşkanı Kararı'yla 10 Temmuz 2023'ten beri %10'dur. İlaç dışı ürünlerde oran farklı olacağı için hesabı ürün bazında yapın.

İmha edilen malın maliyetinin nasıl gider yazılacağı, takdir komisyonu süreci ve kaydın hangi hesaba yapılacağı defter tutma usulünüze göre değişir. Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; kesin uygulama için mali müşavirinize danışın.

Sıkça sorulan sorular

Miadı yaklaşan ilaç depoya iade edilir mi? Edilebilir; yönetmelik iadeyi ilacın alındığı depoya yapılacak şekilde düzenler ve İTS bildirimi ister. Deponun ürünü hangi koşulla geri alacağı ise depo ya da firmanın iade politikasına bağlıdır.

Miadı dolan ilaç nasıl imha edilir? İlaçlar satıştan kaldırılıp listelenir, il sağlık müdürlüğüne başvurulur, il sağlık müdürlüğü yetkilisi ve eczacı odası temsilcisiyle tutanak düzenlenerek imha yapılır, durum vergi dairesine bildirilir ve İTS'den düşülür. Tutanak eczanede saklanır.

Miadı dolan ilacın KDV'si ne olur? İndirilemez. Daha önce indirildiyse, imhanın yapıldığı dönemin KDV beyannamesinde ilave edilecek KDV olarak geri eklenir.

Miadı yaklaşan dermokozmetik başka eczaneye satılabilir mi? Evet. Kanundaki toptan satış yasağı ilaçlar ile zehirli ve müessir maddeler içindir; dermokozmetik ürün faturayla meslektaşa satılabilir. Yalnızca eczanede satılan ürünler ve özel tıbbi amaçlı gıdalar için ayrı kurallar olduğunu unutmayın.

Kontrole tabi ilaçlar diğerleriyle birlikte imha edilir mi? Bu ilaçların ayrı listelenmesi ve ayrı paketlenmesi istenir. Adımları il sağlık müdürlüğünüzden ve eczacı odanızdan teyit edin.